🔒 Политика конфиденциальности

ПОЛИТИКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ (Русский)

2. Роли сторон

• Работодатель — собственник базы, содержащей персональные данные его сотрудников. Работодатель определяет цели обработки, состав данных и сроки их хранения.
• Оператор (ТОО «SalemSoft») — осуществляет сбор, обработку и защиту персональных данных по поручению Работодателя и на основании договора с ним.
• Субъект персональных данных — сотрудник Работодателя, использующий Сервис.

Запросы о ваших персональных данных вы можете направить как Работодателю, так и Оператору (раздел 11).

3. Какие данные мы обрабатываем

3.1 Идентификационные и учётные данные

• Фамилия, имя, отчество
• Индивидуальный идентификационный номер (ИИН) — для входа в приложение и сопоставления с учётными системами Работодателя (в том числе 1С)
• Адрес электронной почты и номер телефона
• Табельный номер, должность, подразделение, рабочий график

3.2 Данные об отметках прихода и ухода

• Дата, время и способ отметки (QR-код, GPS, биометрический терминал)
• GPS-координаты и их точность — только в момент отметки, чтобы подтвердить нахождение на рабочей локации
• Сформированный табель учёта рабочего времени, опоздания, отсутствия

3.3 Биометрические данные

Если Работодатель использует биометрические терминалы (распознавание лица) для отметки:

• Обрабатываются эталонная фотография лица сотрудника и снимки, сделанные терминалом в момент прохода
• Эти данные хранятся на терминалах Работодателя и на серверах Оператора на территории Республики Казахстан и используются только для учёта рабочего времени
• Биометрические данные обрабатываются только при наличии вашего отдельного согласия, которое собирает Работодатель

Face ID / Touch ID / отпечаток пальца в мобильном приложении используются только средствами вашего устройства для быстрого входа. Эти данные не покидают устройство и нам не передаются.

3.4 Данные об устройстве

• Идентификатор устройства — для привязки учётной записи к устройству и защиты от отметок с чужого телефона
• Операционная система, модель устройства, версия приложения
• Токен push-уведомлений (FCM/APNs)
• Технические журналы ошибок

3.5 Документы

Расчётные листы, приказы, справки и иные кадровые документы, которые Работодатель передаёт вам через Сервис из своей учётной системы.

3.6 Данные, обрабатываемые по поручению организации

Для отдельных отраслей (например, медицинских и фармацевтических организаций) Сервис может отображать сотруднику рабочие данные организации — назначения пациентов, сведения о маркированных товарах. Такие данные обрабатываются по поручению и под ответственность соответствующей организации и только в объёме, необходимом для выполнения сотрудником трудовых обязанностей.

4. Цели обработки

• Учёт рабочего времени и формирование табеля в соответствии с трудовым законодательством
• Идентификация и аутентификация пользователя
• Передача данных о рабочем времени в учётные системы Работодателя (1С)
• Предоставление вам кадровых документов
• Отправка уведомлений о графике, заявках и объявлениях Работодателя
• Обеспечение безопасности Сервиса и предотвращение недобросовестных отметок
• Техническая поддержка и устранение ошибок

Мы не обрабатываем персональные данные в целях, несовместимых с указанными, и не используем их для рекламы.

5. Правовые основания и согласие

Обработка осуществляется на основании согласия субъекта персональных данных, а также в случаях, когда согласие в соответствии со статьёй 9 Закона не требуется (в том числе для исполнения обязанностей, предусмотренных трудовым законодательством).

Согласие даётся в письменной форме, в форме электронного документа либо в мобильном приложении при первом входе. Согласие на обработку биометрических данных и на трансграничную передачу (раздел 7) даётся отдельно.

Если сотрудник не достиг совершеннолетия, согласие даёт его законный представитель.

Вы вправе отозвать согласие, за исключением случаев, когда отзыв противоречит законам Республики Казахстан либо при наличии неисполненного обязательства (пункт 2 статьи 8 Закона). Отзыв согласия может сделать невозможным дальнейшее использование Сервиса.

6. Хранение и защита данных

6.1 Место хранения

В соответствии с пунктом 2 статьи 12 Закона персональные данные хранятся в базе данных, расположенной на территории Республики Казахстан. Файлы (документы, фотографии) также хранятся на серверах в Республике Казахстан.

6.2 Меры защиты

• Шифрование при передаче (HTTPS/TLS)
• Разграничение доступа: данные каждой организации изолированы на уровне базы данных, сотрудники Работодателя имеют доступ только в пределах своих полномочий
• Хранение токенов доступа в защищённом хранилище устройства (iOS Keychain, Android Keystore)
• Журналирование действий с данными
• Регулярное резервное копирование

В случае нарушения безопасности персональных данных мы уведомим уполномоченный орган в сфере защиты персональных данных и Работодателя в порядке и сроки, установленные законодательством.

6.3 Сроки хранения

Персональные данные хранятся в течение срока, необходимого для достижения целей обработки, но не дольше срока действия договора с Работодателем, если более длительный срок не установлен законодательством Республики Казахстан (в том числе трудовым и об архивном деле). По истечении срока данные уничтожаются или обезличиваются.

7. Передача данных третьим лицам

7.1 Кому передаются данные

• Работодателю — данные учёта рабочего времени и посещаемости
• Учётным системам Работодателя (1С) — по его поручению
• Государственным органам — только в случаях, предусмотренных законами Республики Казахстан

7.2 Трансграничная передача

Для доставки push-уведомлений и сбора отчётов об ошибках приложения используется сервис Google Firebase, серверы которого могут находиться за пределами Республики Казахстан. Туда передаются только технические данные (токен уведомления, текст уведомления, сведения об устройстве и ошибке). Трансграничная передача осуществляется в соответствии со статьёй 16 Закона с вашего согласия.

7.3 Чего мы не делаем

Мы НЕ продаём, не сдаём в аренду и не передаём ваши персональные данные рекламным и маркетинговым компаниям, сторонним приложениям и другим работодателям.

8. Ваши права

В соответствии со статьёй 24 Закона вы имеете право:

• знать о наличии у собственника и (или) оператора ваших персональных данных и получать информацию о них: подтверждение факта, цели, способы обработки и сроки хранения
• требовать изменения и дополнения своих персональных данных при наличии оснований, подтверждённых документами
• требовать блокирования своих персональных данных в случае нарушения условий их сбора и обработки
• требовать уничтожения своих персональных данных, собранных и обработанных с нарушением законодательства
• отозвать согласие на сбор и обработку персональных данных (с учётом ограничений, указанных в разделе 5)
• дать согласие (отказать в согласии) на распространение своих персональных данных в общедоступных источниках
• на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение морального и материального вреда
• обжаловать действия (бездействие) собственника и (или) оператора в уполномоченный орган в сфере защиты персональных данных или в суд

9. Аналитика и файлы cookie

Мобильное приложение не использует файлы cookie. Локальное хранилище устройства используется для сохранения настроек, кэша и очереди отметок, сделанных без интернета.

Веб-панель использует только технически необходимые данные в браузере (сессия, настройки интерфейса).

Отчёты об ошибках (Firebase Crashlytics) используются только для исправления ошибок приложения и не применяются для рекламы.

10. Изменения Политики

Мы можем обновлять настоящую Политику. Новая редакция вступает в силу с момента публикации на этой странице. О существенных изменениях мы уведомим вас в приложении или по электронной почте. Дата и версия текущей редакции указаны в начале документа.

11. Контакты

• Оператор и разработчик: ТОО «SalemSoft»
• БИН: 230840003109
• Юридический адрес: Республика Казахстан, г. Астана, ул. Байтурсынова, д. 40
• Телефон: +7 708 975 24 14
• Email по вопросам персональных данных: support@weekapp.kz
• Веб-сайт: https://weekapp.kz

PRIVACY POLICY (English)

This is a translation provided for convenience. In case of any discrepancy, the Russian version prevails.

2. Roles

• Employer — owner of the database containing its employees' personal data; defines the purposes, scope and retention periods.
• Operator (SalemSoft LLP) — collects, processes and protects personal data on behalf of the Employer under a contract.
• Data subject — an employee using the Service.

3. Data We Process

3.1 Identification Data

• Full name
• Individual Identification Number (IIN) — for login and matching with the Employer's accounting systems (including 1C)
• Email address and phone number
• Personnel number, job title, department, work schedule

3.2 Attendance Data

• Date, time and method of check-in/check-out (QR code, GPS, biometric terminal)
• GPS coordinates and accuracy — only at the moment of check-in/out
• Resulting timesheet, late arrivals, absences

3.3 Biometric Data

If the Employer uses face-recognition terminals, a reference photo of the employee's face and snapshots taken at the moment of passage are processed. They are stored on the Employer's terminals and on the Operator's servers in the Republic of Kazakhstan, used only for attendance tracking, and processed only with your separate consent collected by the Employer.

Face ID / Touch ID / fingerprint in the mobile app are handled entirely by your device for quick login and are never transmitted to us.

3.4 Device Data

• Device identifier — to bind the account to a device and prevent check-ins from another person's phone
• Operating system, device model, app version
• Push notification token (FCM/APNs)
• Technical error logs

3.5 Documents

Payslips, orders, certificates and other HR documents the Employer delivers to you through the Service.

3.6 Data Processed on Behalf of an Organization

For certain industries (e.g., medical and pharmaceutical organizations) the Service may show the employee work data of the organization, such as patient assignments or information on labelled goods. Such data is processed on behalf of and under the responsibility of that organization, only to the extent needed for the employee's duties.

4. Purposes of Processing

• Working time tracking and timesheets as required by labour legislation
• User identification and authentication
• Transfer of working time data to the Employer's accounting systems (1C)
• Delivery of HR documents
• Notifications about schedules, requests and Employer announcements
• Service security and prevention of fraudulent check-ins
• Technical support

We do not use personal data for advertising.

5. Legal Basis and Consent

Processing is based on the data subject's consent, and on cases where consent is not required under Article 9 of the Law (including fulfilment of obligations under labour legislation). Consent is given in writing, as an electronic document, or in the mobile app at first login. Consent to processing of biometric data and to cross-border transfer (Section 7) is given separately. For minors, consent is given by their legal representative.

You may withdraw consent, except where this contradicts the laws of the Republic of Kazakhstan or where there is an outstanding obligation (Article 8(2) of the Law). Withdrawal may make further use of the Service impossible.

6. Storage and Protection

In accordance with Article 12(2) of the Law, personal data is stored in a database located in the Republic of Kazakhstan. Files (documents, photos) are also stored on servers in Kazakhstan.

• Encryption in transit (HTTPS/TLS)
• Access control: each organization's data is isolated at the database level
• Access tokens kept in secure device storage (iOS Keychain, Android Keystore)
• Audit logging and regular backups

In case of a personal data security breach, we will notify the authorized body for personal data protection and the Employer as required by law.

Data is kept for as long as necessary for the purposes of processing, but not longer than the term of the contract with the Employer, unless a longer period is required by the legislation of the Republic of Kazakhstan (including labour and archival legislation). After that, data is destroyed or anonymized.

7. Disclosure to Third Parties

• Your Employer — attendance and working time data
• Employer's accounting systems (1C) — on the Employer's instruction
• Government authorities — only in cases provided by the laws of the Republic of Kazakhstan

Cross-border transfer. Google Firebase, whose servers may be located outside Kazakhstan, is used for push notifications and crash reports. Only technical data (notification token and text, device and error details) is transferred, in accordance with Article 16 of the Law and with your consent.

We DO NOT sell, rent or share your personal data with advertising or marketing companies, third-party apps or other employers.

8. Your Rights

Under Article 24 of the Law you have the right to:

• know whether the owner and/or operator holds your personal data and receive information about it (purposes, methods, retention period)
• request changes and additions to your data where supported by documents
• request blocking of your data if the conditions of collection and processing are violated
• request destruction of data collected or processed unlawfully
• withdraw consent (subject to the limitations in Section 5)
• give or refuse consent to dissemination of your data in public sources
• protection of your rights, including compensation for damage
• appeal against the actions of the owner and/or operator to the authorized body for personal data protection or to court

9. Analytics and Cookies

The mobile app does not use cookies. Local device storage holds settings, cache and the offline check-in queue. The web panel uses only technically necessary browser data (session, interface settings). Crash reports (Firebase Crashlytics) are used only to fix errors and never for advertising.

10. Changes to This Policy

We may update this Policy. The new version takes effect when published on this page. We will notify you of significant changes in the app or by email.

11. Contacts

• Operator and developer: SalemSoft LLP (ТОО «SalemSoft»)
• BIN: 230840003109
• Registered address: 40 Baitursynov St., Astana, Republic of Kazakhstan
• Phone: +7 708 975 24 14
• Email: support@weekapp.kz
• Website: https://weekapp.kz